Laadukas data on yrityksen tärkeimpiä asioita

Yritykset saavat järjestelmistä paljon tietoa, mutta onko se hyödynnetty kaikilta osin ja kuinka laadukasta data on? Yrityksissä ei välttämättä edes olla tietoisia kaikista dataongelmista. Tärkeää olisi huomioida myös onko kaikki asiat osattu ottaa huomioon. Tämän takia yrityksessä olisikin hyvä olla tiedon laatuvastaava, jonka tehtävänä on seurata datan oikeellisuutta, kehittää tarvittavat prosessit ja ohjeistaa käyttäjät tekemään asioita oikein.

Tietovarastoinnin automatisoiduissa prosesseissa valvotaan datan virheitä ja puutteita sekä voidaan ohjata raja-arvoihin sopimattomat arvot virheiksi. Datan oikeellisuuden varmistamiseksi tehdään myös tarkistusprosesseja, joissa verrataan datoja keskenään ja etsitään poikkeamia. Virheelliset tiedot ohjataan automaattisesti virheiksi, joita seurataan päivittäin. Virheellinen data voidaan korjata operatiivisessa järjestelmässä heti ja tiedot saadaan oikeellisiksi pikaisesti. Yrityksissä on paljon myös tietoja, joilla on erityiset vaatimukset tiedon oikeellisuudesta, kuten taloushallintoon liittyvällä datalla.

Virheet voidaan ottaa siis kiinni jo datan latauksissa eikä vasta sitten, kun raportit näyttävät vääriä lukuja. Väärät luvut voivat olla raportilla pitkäänkin, ennenkuin joku huomaa ne ja näin on saatettu tehdä vääriä tulkintoja jo kauankin. Huonolla datalla voidaan tehdä vääriä päätöksiä tai pienillä asioilla voi olla suuriakin vaikutuksia.

Kilpailu on kovaa ja toiminnan pitäisi olla mahdollisimman kustannustehokasta. Tuotekustannuksen komponentteja on toimijasta riippuen useita. Esim: raaka-ainekustannukset, pakkaustarvikkeet, työkustannukset, logistikan kustannukset sekä markkinoinnin kiinteät. Jos näistä joku on analysointimielessä annettu puutteellisesti, aiheuttaa se vääristymän katteessa. Jos yksi näistä kustannuksista jää antamatta tai annetaan vaikka sen voimassaoloaika väärin, jää tuotteen kustannuksista esim 0,05 euroa pois. Vielä jos tämä osuu jonkin volyymituotteen, kuten kaupan merkkituotteen, kohdalle niin virhe kertautuu jo huomattavasti. Esimerkiksi asiakasryhmän omalla merkkituotteella 100 000 kiloa kuukaudessa muuttaa tuolla puuttuneella kustannuksella katteen 5000e paremmaksi, kuin mitä pitäisi. Toinen asiakasryhmä ei osta tuota tuotetta, joten sen kate on oikein, mutta jää virheen takia vertailussa kaikenaikaa heikommaksi. Tätä ei välttämättä heti huomata raportilla, mutta datan käsittelyssä tämä olisi helppo saada kiinni ja heti korjattavaksi.

Tiedon laatu on siis yksi tiedolla johtamisen tärkeimpiä asiota. Oletko miettinyt missä kunnossa datanne on? Viimeistään nyt kannattaisi ottaa tämä kallisarvoinen asia työpöydälle eikä enää jättää sitä vain puheiksi.

Datan rakennus- ja pelastushommat

Jos datan hyödyntämisen kanssa ollaan ongelmissa, puhutaan oikeastaan kahdenlaisista tilanteista. Tyypillinen tilanne on, että dataa ei joko hyödynnetä ollenkaan tai sitä pyöritellään vaikeasti ja raportteja koostetaan paljon käsin. Toinen tapaus on se, että datan hyödyntämistä on automatisoitu, mutta toteutustavat ontuvat. Tällöin data pitää pelastaa toimimattomista ratkaisuista.

Siispä haalarit jalkaan ja auttamaan asiakasta! Tarkastellaanpas näitä kahta tilannetta erikseen.

Datan hyödyntäminen

Talousjohtaja (tai pienemmissä firmoissa toimitusjohtaja itse) käyttää joka viikko kaksi päivää työajastaan keräämällä dataa. Hän koostaa sitä eri järjestelmistä omin käsin, osa tiedoista tulee muiden ylläpitämistä, sähköpostilla lähetetyistä exceleistä. Edistyksellisemmässä tilanteessa Excel-tiedostot ovat jaettuja tiedostoja pilvessä, mutta silti talousjohtaja lähettää osastopäällikölle sähköpostin: ”Onko tieto ajan tasalla?”

Hikeä otsalta pyyhkien talousjohtaja saa johtoryhmän kokoukseen raportit kasaan, mutta koska niiden koostamiseen on mennyt niin paljon työaikaa, hän ei ole ehtinyt analysoida keräämäänsä dataa ja ennustaa tulevaa sen pohjalta. Johtoryhmä keskittyy katsomaan menneisyyteen.

Datan pelastaminen

Yrityksessä on alusta datan jalostamiselle ja analysoinnille. Kaikki ei kuitenkaan suju, niin kuin pitäisi. Virheellinen data kaataa kaikki ajot yöllä ja aamulla IT-osaston ihmisten työhyvinvointi on koetuksella. Kyseessä on sekasotku, jonka ylläpito maksaa paljon ja josta saatuun tietoon ei voi täysin luottaa. Alkaa selittely liiketoimintajohdolle, joka ei voi ymmärtää, miten tämmöiseen tilanteeseen on päädytty. Käytävillä käydään tiukkoja keskusteluja. Johtoryhmässä arvaillaan, onko data ajan tasalla, vai onko syytä epäillä. Pahimmassa tapauksessa koko tuotanto seisoo, kun tuotantoa ohjaavat raportit uupuvat.

Toisessa yrityksessä järjestelmä on otettu käyttöön nopeasti ja siihen ollaan oltu tyytyväisiä. Ongelmat ilmenevät vasta siinä vaiheessa, kun yritys ostaa uuden yrityksen, jonka ERP:stä data haluttaisiin myös raportointiin mukaan tai päätetään ottaa yhteinen uusi ERP käyttöön. Ilmenee, että ERP:n vaihto vaatii muutoksen lähes jokaiseen raporttiin ja että vanhasta ERP:stä haettu data ei olekaan tallessa missään. Koko vanha raportointiratkaisu on siis melko hyödytön ja muutokset tulevat maksamaan todella paljon.

Mikä avuksi?

Oiwan haalareissa kun tullaan paikalle, pystytään syvällä kokemuksella havaitsemaan, että rakennushommat ovat alun perinkin lähteneet väärään suuntaan. Ei se haittaa, ei kaikkea voi hallita, siksi tehdään yhdessä korjausliike. Se tarkoittaa koeponnistusta rajatulla osa-alueella. Siirretään vaikkapa myynnin tai HR:n data täysin uuteen tietovarastoon, pyöritellään sitä kuutioissa ja tuotetaan johtoryhmälle pitkälle analysoitua dataa. Sen jälkeen voidaan laittaa koko homma, osa kerrallaan, kuntoon.

Molemmissa tapauksissa on pohjimmiltaan kyse siitä, että datan hyöty liiketoiminnan ennustamisessa on ymmärretty, mutta sitä tehdään kustannustehottomasti. Joko se vie liikaa ihmisten aikaa tai datan jalostamiseen ja analysointiin kehitetty ratkaisu ei toimi.

Aihe on lähellä sydäntäni ja toivoisinkin, että yritykset käyttäisivät arvokasta dataa paremmin hyödyksi liiketoiminnassaan. Fakta on, että vain murto-osa yrityksistä on oivaltanut datan hyödyntämisen mahdollisuuden bisneksensä kasvattamisessa!

Hanna on Oiwan toimitusjohtaja ja tiedon hyödyntämisen ammattilainen. Tutustu Hannaan täällä.